หลายองค์กรเริ่มจากการสั่งของพรีเมียมเป็นครั้ง ๆ แต่เมื่อมีหลายแคมเปญ หลายสาขา หรือมีการเบิกใช้ตลอดปี งาน Merchandise จะเริ่มกลายเป็นระบบ Operation ที่ต้องบริหารทั้งสินค้า สต๊อก ผู้เบิก และการจัดส่ง ไม่ใช่เพียงการผลิตให้เสร็จแล้วจบโครงการ
เริ่มจากการแบ่งประเภทสินค้า
ควรแยกสินค้าที่ใช้ประจำ สินค้าตามฤดูกาล สินค้าสำหรับ Event และของ VIP เพราะแต่ละกลุ่มมีรูปแบบการใช้และ Lead Time ต่างกัน สินค้าที่ใช้ประจำควรมีแผน Replenishment ขณะที่สินค้าตามแคมเปญอาจผลิตตามรอบเฉพาะกิจ
SKU และข้อมูลสินค้าเป็นรากฐาน
เมื่อจำนวนสินค้าเพิ่มขึ้น ควรมีรหัส SKU ชื่อสินค้า Variant, Size, Color และข้อมูล Packaging ที่ชัด เพื่อให้ทีม Stock และทีมผู้ขอเบิกใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ลดการเรียกชื่อสินค้าต่างกันจนเกิดการหยิบผิด
Stock Balance ต้องเชื่อถือได้
การตัดสินใจว่าจะผลิตเพิ่มหรือไม่ขึ้นอยู่กับยอดคงเหลือ หากการรับเข้าและเบิกจ่ายไม่ถูกบันทึกสม่ำเสมอ องค์กรอาจเกิดทั้ง Stock-out และ Overstock พร้อมกันในคนละรายการ
Replenishment ควรเชื่อมกับ Usage และ Lead Time
การกำหนดจุดเติมสต๊อกควรดูอัตราการใช้จริงและเวลาที่ต้องใช้ในการผลิตหรือจัดหา หากสินค้า Custom ใช้เวลาหลายสัปดาห์ ต้องเริ่มสั่งก่อนยอดใกล้ศูนย์ และอาจต้องมี Buffer สำหรับช่วง Campaign ที่ใช้มากกว่าปกติ
กำหนดวิธีอนุมัติการเบิกให้ชัด
บางองค์กรให้ทุกหน่วยงานเบิกได้โดยตรง บางแห่งต้องผ่าน Marketing หรือ Admin การกำหนดผู้อนุมัติและข้อมูลที่ต้องส่ง เช่น Purpose, Quantity, Destination และ Required Date ช่วยให้การเตรียม Picking/Packing เป็นระบบขึ้น
Fulfillment ช่วยลดงานหลังบ้าน
เมื่อคำขอมีจำนวนมาก การหยิบสินค้า จัดชุด ติดฉลาก และส่งหลายปลายทางจะใช้เวลาทีมภายในมาก การ Outsource Fulfillment สามารถช่วยให้ทีมหลักโฟกัสกับ Campaign และ Brand Management ขณะที่งาน Operation ถูกจัดการตาม Process ที่กำหนด
ทำ Reporting ให้ตอบคำถามธุรกิจ
รายงานที่มีประโยชน์ควรช่วยตอบว่าอะไรใช้เร็ว อะไรค้างสต๊อก รายการใดควรผลิตเพิ่ม และ Campaign ใดใช้สินค้ามากที่สุด ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ปีถัดไปวาง Product Mix และ Budget ได้แม่นขึ้น
Flow ที่เหมาะกับโครงการต่อเนื่อง
Plan → Produce / Source → Receive → Store → Request → Pick & Pack → Dispatch → Update Stock → Replenish
ICORP เชื่อม Corporate Merchandise, Inventory & Stock Management และ Warehousing & Fulfillment สำหรับองค์กรที่ต้องการดูแลสินค้าต่อเนื่องมากกว่าการผลิตและส่งครั้งเดียว
