ความเสี่ยงที่พบบ่อยในการเตรียม Audit คือการเร่งจัดเอกสารในช่วงท้าย ทั้งที่สิ่งสำคัญกว่าคือระบบ เอกสาร และการปฏิบัติงานต้องสอดคล้องกันจริง
เริ่มจากการตีความข้อกำหนดให้ตรงกับบริบทองค์กร
มาตรฐานแต่ละประเภทมีจุดเน้นต่างกัน องค์กรจึงควรเริ่มจากการทำความเข้าใจ Scope ที่เกี่ยวข้องกับตนเอง แล้วแปลงข้อกำหนดให้เป็นหน้าที่ กระบวนการ และหลักฐานที่ทีมงานสามารถนำไปใช้ได้
ทบทวนสิ่งที่มีอยู่ก่อนสร้างเอกสารใหม่
ควรทำ Gap Assessment เพื่อดูว่านโยบาย วิธีปฏิบัติ แบบฟอร์ม และหลักฐานเดิมส่วนใดใช้ต่อได้ ส่วนใดต้องปรับ และส่วนใดขาดจริง การทำเช่นนี้ช่วยลดการสร้างเอกสารซ้ำซ้อน
ตรวจว่าการปฏิบัติงานจริงตรงกับเอกสารหรือไม่
เอกสารที่สวยแต่ใช้งานจริงไม่ได้ไม่ช่วยเพิ่มความพร้อม ควรทบทวน Workflow กับผู้ปฏิบัติงาน และตรวจว่าหลักฐานที่เกิดขึ้นจริงสามารถสะท้อนกระบวนการได้อย่างต่อเนื่อง
จัดเจ้าของกระบวนการและระบบติดตาม
แต่ละประเด็นควรมีผู้รับผิดชอบที่ชัด และมี Action Plan สำหรับเรื่องที่ยังไม่พร้อม โดยผู้บริหารควรเห็นประเด็นที่ต้องใช้ทรัพยากรหรือการตัดสินใจข้ามหน่วยงาน
อย่ารอให้ใกล้ Audit จึงเริ่มทดสอบระบบ
การทบทวนภายใน Workshop หรือการจำลองสถานการณ์ช่วยให้ทีมเห็นจุดที่ยังตีความไม่ตรงกัน และมีเวลาแก้ก่อนวันประเมินจริง
ICORP มีขอบเขตงานที่ปรึกษาด้านระบบคุณภาพและมาตรฐาน เช่น GMP, FDA, HACCP, HALAL, ISO และมาตรฐานด้าน Healthcare โดยสามารถช่วยวาง Gap Assessment, Roadmap, Workshop และการติดตามผลให้เหมาะกับบริบทองค์กร
